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【職場(chǎng)潛規(guī)則】管好你的工作郵件

發(fā)表時(shí)間：2012/5/29 瀏覽 2630 次

管好你的工作郵件

即使不像Excel、PPT達(dá)人那樣值得炫耀，做一個(gè)處理郵件方面的達(dá)人也能保證相當(dāng)一部分的工作效率。

每天不收到幾封上司的郵件，你簡(jiǎn)直會(huì)懷疑自己是不是記錯(cuò)了上班的時(shí)間。對(duì)于大部分公司人來(lái)說，處理工作郵件已經(jīng)成為職場(chǎng)中不可避免的基本命題。

有些公司人很容易就對(duì)付掉來(lái)自上司和客戶的工作郵件，而另一些人則沒有那么走運(yùn)，歸根結(jié)底，他們的郵件實(shí)在太多了。

李顯最近遇到了一些不大不小的麻煩：有時(shí)候讀郵件會(huì)走神，打開下一封就不記得上一封的內(nèi)容了，或者偶爾一兩次忘記回復(fù)同事的工作郵件。

不僅如此，他還常常被郵件打亂工作節(jié)奏，從而拼命加班。雖然因忙亂造成的失誤得到了及時(shí)補(bǔ)救，但李顯還是反省了一下自己。

作為一名市場(chǎng)部工作人員，李顯每天至少會(huì)收到五六十封郵件。因?yàn)槌袚?dān)著大量的協(xié)調(diào)工作，時(shí)常需要快速的決策與回復(fù)，李顯為自己設(shè)定了郵件提醒，以便及時(shí)看到并處理每封工作郵件。

但看起來(lái)沒有那么容易。每隔幾十分鐘便飛來(lái)的郵件提醒，讓李顯不斷放下手邊的工作去打開郵箱。成塊的工作時(shí)間被打斷，于是加班變成家常便飯。偶爾郵件來(lái)得太過密集，處理完同事的請(qǐng)求后他甚至?xí)浛蛻裟沁呥€需要轉(zhuǎn)發(fā)一份數(shù)據(jù)資料。

這樣的糟糕情況似乎并不少見。

隨便到哪個(gè)辦公室，都能找到一兩個(gè)被埋沒在電子郵件里的公司人，他們飛快地敲擊著鍵盤，強(qiáng)迫自己記下所有的指令、決策以及要求，每時(shí)每刻都在多線程工作，還得在完成事務(wù)之后快速反饋回復(fù)，最好還是措辭清晰嚴(yán)謹(jǐn)，恨不得讓電腦那頭的上司和客戶都能看到自己對(duì)工作的熱切之心。

如果陷入這樣一種狀況，還是要反思一下自己的工作方式，尤其細(xì)化到郵件處理方式。

郵件太多并不能成為工作完成不好的借口，年終考評(píng)的時(shí)候大概哪里都沒有類似“正確及時(shí)地處理工作郵件”的考核選項(xiàng)。

為了郵件而影響工作，看起來(lái)是筆不劃算的買賣。換一種辦法，讓郵件為效率服務(wù)，當(dāng)然有可以實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)的解決方案。

比如李顯重新規(guī)劃了自己的郵件處理時(shí)間，辟出專門的時(shí)間段處理郵件，過了這個(gè)時(shí)間點(diǎn)，除非是最緊急的事務(wù)，其它郵件一概按照發(fā)件人主題打上標(biāo)簽，留到下個(gè)時(shí)間段再一一解決。

一開始還不太習(xí)慣，李顯總是強(qiáng)迫性地想在第一時(shí)間把所有郵件都處理回復(fù)。又吃了幾次加班虧之后，他開始堅(jiān)持自己的時(shí)間段原則，工作效率漸漸有了提高。

比如三小時(shí)建一個(gè)市場(chǎng)方案，原先這項(xiàng)工作得讓李顯忙上一整天。如果沒有成塊的時(shí)間，每次被打斷的思路至少得花上十五分鐘才能重新恢復(fù)感覺。

事實(shí)上，用零碎的時(shí)間來(lái)處理郵件才是比較明智的辦法。

除去開會(huì)和同事之間的寒暄，能夠?qū)Ｗ⒌墓ぷ鲿r(shí)間本來(lái)就那么多，若不系統(tǒng)有序地安排事務(wù)，埋頭于郵箱中收發(fā)回復(fù)甚至調(diào)整格式和字體大小，現(xiàn)在看來(lái)是不是有些得不償失？

當(dāng)然也別忘了調(diào)節(jié)自己的閱讀習(xí)慣。

比如遇到長(zhǎng)郵件，沒有必要逐字逐句讀清楚，但如果剛換的新上級(jí)喜歡在中間段落寫上重要信息，也別因?yàn)橐酝牧?xí)慣而忽略過去。那句總被人掛在嘴邊的“細(xì)節(jié)決定成敗”，最適合用來(lái)檢閱收發(fā)郵件這樣的小事了。另外，在此也提醒一下公司人們，如果是在準(zhǔn)備寫一封長(zhǎng)郵件的時(shí)候，請(qǐng)一定把郵件內(nèi)容里的要點(diǎn)在開頭就清楚地列出來(lái)。

千萬(wàn)別輕視了它們，即使是收發(fā)郵件這樣的小事，解決掉重重障礙也沒那么簡(jiǎn)單。

技術(shù)性問題

處理郵件也是一門技術(shù)活，不是你閱讀理解力強(qiáng)就能做圓滿的。

什么時(shí)候處理郵件？

隨便搜一下Chrome瀏覽器的應(yīng)用，就能找到不止一種提醒新郵件的插件。即使在處理其他事務(wù)，這個(gè)安置在瀏覽器中的小圖標(biāo)也能隨時(shí)標(biāo)記新入郵件。裝上提醒是很必要的，但要不要即時(shí)處理？這是一個(gè)問題。

如果你的郵件量并沒有多到讓人抓狂，即時(shí)處理新郵件當(dāng)然是及時(shí)溝通、避免錯(cuò)過重要事務(wù)的好辦法，而一旦公司人每天收到四五十封甚至更多工作郵件，又是另外一種狀況了。

楊冬的辦法是“定時(shí)處理”，每天分出早上和晚上的時(shí)段，用兩個(gè)小時(shí)去處理重要郵件。除了對(duì)最高優(yōu)先級(jí)的郵件隨手回復(fù)，過了固定時(shí)間就把郵箱暫時(shí)拋到一邊。

如果你正好在寫代碼，或者做報(bào)表，集中注意力去做手上的事情好了。沒有必要隨時(shí)隨地都在對(duì)付郵件，以免接踵而來(lái)的郵件分割了成塊工作時(shí)間，還把你弄得焦頭爛額。

選擇什么工具？

不要覺得Outlook、Lotus Notes、Foxmail是些過時(shí)的東西，事實(shí)上大公司更喜歡這樣的郵件處理系統(tǒng)。除了收發(fā)郵件之外，在大公司的工作流程當(dāng)中，郵件系統(tǒng)還承載著日程安排、審批等功能，甚至可以從聯(lián)系人列表中看到組織權(quán)力分布的全貌。

不僅如此，找到適合的郵件工具無(wú)疑可以為自己帶來(lái)方便。郵件除了承載著匯報(bào)、知曉情況，及溝通等功能外，還可以作為個(gè)人的一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)。

也有像Sparrow這樣聰明簡(jiǎn)潔的郵件工具，這個(gè)創(chuàng)新者讓發(fā)郵件和發(fā)微博一樣簡(jiǎn)單迅速。雖然它沒有高級(jí)附加功能，但回復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)、收藏、刪除和標(biāo)記已經(jīng)足夠日常應(yīng)用。

大部分公司人需要使用公司郵箱去處理郵件。通常會(huì)有一個(gè)工作／私人郵件的區(qū)分，分別使用公司/私人郵箱進(jìn)行收發(fā)。對(duì)于后者而言，大概沒有哪個(gè)像Gmail一樣獲得一致好評(píng)。若有超大附件的需求，網(wǎng)易和QQ郵箱這時(shí)候可以派上用場(chǎng)。

用什么終端？

能夠聯(lián)網(wǎng)的工具就是這些：電腦、手機(jī)，再加上iPad和Kindle Fire這樣的平板電腦。電腦的好處當(dāng)然是能夠從容回復(fù)，但對(duì)于大部分公司人來(lái)說，通過手機(jī)便捷回復(fù)也可以快速解決一些事務(wù)。

手機(jī)與郵箱同步，好處在于不會(huì)遺漏高優(yōu)先級(jí)的郵件，能夠做到及時(shí)處理。在出租車和餐廳等位過程中查收郵件的公司人不在少數(shù)，利用好碎片時(shí)間，也省了些回家加班的時(shí)間。當(dāng)然被打擾的情況也并非沒有，如果適逢假期，給郵箱提醒設(shè)個(gè)靜音好了。

像Lotus Notes這類系統(tǒng)使用起來(lái)就可以先用手機(jī)上網(wǎng)收下所有郵件，離線集中處理，最后再上線發(fā)出。

平板電腦的好處更加明顯一些。在這樣一個(gè)無(wú)法寫文案、編代碼或者做PS的工具上，快速瀏覽并處理人與人之間的關(guān)系成為它最大的優(yōu)勢(shì)之一。

技巧性問題

每個(gè)人都有自己的使用偏好，技巧的高劣與工作效率有一定關(guān)系。

Label、Tag和文件夾

文件夾曾經(jīng)是為郵件歸檔的好辦法，在公司郵件系統(tǒng)里用這個(gè)方法來(lái)建立個(gè)人的數(shù)據(jù)資料庫(kù)現(xiàn)在仍然是很常見的。

不過今天的情況似乎比以前更復(fù)雜了，往往一封郵件牽涉到的內(nèi)容眾多，歸在一個(gè)分類下會(huì)導(dǎo)致搜索上的不便。用羅朗的話說，如果自己收到一封郵件，它可能來(lái)自上司，同時(shí)是急需完成的，并且牽涉到某一項(xiàng)業(yè)務(wù)。用文件夾就會(huì)很猶豫要?dú)w檔到哪里去，即使是經(jīng)過再三思考的決定，日后也不容易索引。

大部分郵箱都開始支持標(biāo)簽，比如標(biāo)簽的先行者Gmail看起來(lái)又更進(jìn)了一步，不僅可以直接使用鼠標(biāo)拖拽標(biāo)簽分類，還包含可以自動(dòng)歸類的智能標(biāo)簽。

不要忘了另一個(gè)名為標(biāo)記的小功能，給重要、優(yōu)先和需要及時(shí)回復(fù)的郵件做標(biāo)記，回復(fù)完再做一個(gè)標(biāo)記。這樣做起碼可以避免“茶歇的時(shí)候用手機(jī)看完，打算到電腦上回復(fù)，結(jié)果坐到辦公桌前就完全忘記了”的事情發(fā)生。

借助其它工具進(jìn)行時(shí)間管理

“明天上午找部門經(jīng)理做工作總結(jié)，后天下午2點(diǎn)開始報(bào)銷，下周一要見客戶”……這些通過郵件被告知的日程如果不及時(shí)處理，很容易淹沒在不斷涌入的新郵件當(dāng)中。

除了一筆一劃地抄在自己的記事本上，事實(shí)上還有些更容易的辦法，比如把日歷功能用起來(lái)。

以O(shè)utlook為例，直接用鼠標(biāo)把郵件拖動(dòng)到日歷選項(xiàng)，選擇日期填寫地點(diǎn)，這樣就建立好一個(gè)提醒日程。

同樣也有將日歷整合得很好的郵件系統(tǒng)，比如當(dāng)Gmail發(fā)現(xiàn)在郵件內(nèi)容中出現(xiàn)日期、時(shí)間、地點(diǎn)等資料時(shí)，它便會(huì)在界面的右邊顯示日歷圖示，并問你是否想把這事項(xiàng)加進(jìn)Google Calendar之內(nèi)。Gmail還可以設(shè)置郵件推送提醒，以免用戶忘記需要做的事情。

辨別重要郵件

自從付昱沒有及時(shí)看到郵件而錯(cuò)過開會(huì)，他自己琢磨出了一套分類和提醒。先按照發(fā)件人將郵件歸類，然后按照發(fā)件人的重要性挨個(gè)看主題。如果有特別緊急的，加上緊急標(biāo)簽。遇到一些需要做完再回復(fù)的重要郵件，他的解決辦法是設(shè)定鬧鈴，一小時(shí)提醒一次，處理完再將其取消。

他的另一個(gè)辦法是，讓同事們都知道自己郵件數(shù)量比較多，這樣如果有重要的事務(wù)，經(jīng)常來(lái)往的發(fā)件人一般會(huì)通過電話或MSN給個(gè)通知。

楊冬則有更系統(tǒng)的辦法，對(duì)新郵件先看收件人和抄送者，再看主題來(lái)判斷郵件是否重要。如果收件人里沒有上級(jí)和平級(jí)，優(yōu)先等級(jí)就相對(duì)比較低；如果是公司重點(diǎn)的項(xiàng)目就第一時(shí)間打開處理；而如果自己只是被抄送的對(duì)象，這樣的郵件一般就不會(huì)回復(fù)。

其它的小習(xí)慣

大概會(huì)有人遇到長(zhǎng)郵件就不知道該怎么辦。比較幸運(yùn)的情況是收到的工作郵件廢話不多，按照邏輯和事項(xiàng)分條目羅列清楚，讀起來(lái)不會(huì)太困難。如果是更加熟悉的發(fā)件人，比如上司喜歡開門見山的說重點(diǎn)，結(jié)尾通常沒有重要事情，那么讀到最后一帶而過也是常有的情況。

也不免會(huì)遇到比較嗦的發(fā)件人，為了避免讀到一半就不想再讀下去，或者習(xí)慣性遺漏重點(diǎn)，羅朗的解決辦法是將前后寒暄和背景介紹都忽略掉，直接從問號(hào)之前開始讀起。

主題中七八個(gè)“Re”大概也會(huì)讓公司人失去仔細(xì)讀郵件的耐性，這時(shí)候用上客戶端是個(gè)不錯(cuò)的選擇。比如Sparrow和Gmail一樣，能夠?qū)⑼恢黝}的郵件整合在一起，避免了過多回復(fù)的情況。

韋瑋

凱捷咨詢跨國(guó)企業(yè)業(yè)務(wù)高級(jí)經(jīng)理

C：處理工作郵件時(shí)最重要的是什么？

W：最重要的是判斷收到郵件的重要性和緊急性。有些人會(huì)按照收到的次序一封一封點(diǎn)開看，郵件比較少的時(shí)候可以這樣，多了就不行。通常收到郵件會(huì)先看發(fā)件人和主題（所以對(duì)于寫郵件的那方來(lái)說標(biāo)明主題很重要）。以我自己為例，最重要的當(dāng)然是直接上司的郵件，還有大約20%來(lái)自再上一級(jí)的上司。一般在我管理范圍兩級(jí)之外的就不太重要。其次，下屬的郵件我會(huì)認(rèn)真看一下，但數(shù)量比較多的情況下有些我會(huì)直接電話回復(fù)。另外，其實(shí)CEO發(fā)來(lái)的不用急著看，可能也重要，但沒那么緊急，因?yàn)槿绻羌笔碌脑捴苯由纤揪蜁?huì)通知。另外，郵件是直接發(fā)送、抄送還是轉(zhuǎn)發(fā)給你的，也是判斷依據(jù)之一。

C：哪些郵件要留底，哪些絕對(duì)不能用私人郵箱收發(fā)？

W：前者主要是需要留存證據(jù)的那一類。內(nèi)部郵件比如老板布置的一些界線模糊的事情，或者老板的承諾，以及與之探討職業(yè)生涯的一些想法之類的郵件。另外還有和客戶相關(guān)的重要郵件。

對(duì)于工作和私人郵箱這一點(diǎn)來(lái)說，二者必須分開。

C：郵件是否要隨時(shí)查看隨時(shí)回復(fù)？

W：以我個(gè)人為例，早上我會(huì)把手機(jī)上關(guān)聯(lián)的公司、私人郵箱查一遍，看一下發(fā)件人和主題。一般內(nèi)容比較短、大概用100字以內(nèi)可以說清楚，或者非常緊急的郵件，都用手機(jī)回。重要的郵件做一個(gè)紅旗標(biāo)注，過一段時(shí)間再好好看。

C：公司人平時(shí)在發(fā)掘公司郵件系統(tǒng)的各種功能上要發(fā)揮主動(dòng)性。

W：這一點(diǎn)也挺重要的。通常大公司會(huì)用Outlook或者Lotus Notes的郵件系統(tǒng)。Notes的審批、離線操作文檔、數(shù)據(jù)庫(kù)等功能都非常實(shí)用。入職時(shí)可能公司會(huì)有個(gè)簡(jiǎn)單培訓(xùn)教你使用這個(gè)系統(tǒng)。這個(gè)系統(tǒng)非常開放，平時(shí)自己也可以研究如何更高效地使用它，或者和IT部交流，網(wǎng)上也有很多此類的帖子。

總之，郵件是工作中一個(gè)主要的溝通手段。一些大公司里的績(jī)效考核都比較簡(jiǎn)略，關(guān)于你performance的東西都在郵件里。上下級(jí)主要的溝通也都通過郵件。它優(yōu)于口頭溝通的特點(diǎn)是它不建立在情感的基礎(chǔ)上，比較solid，傳遞需要確定的、嚴(yán)格執(zhí)行的東西。
來(lái)源：《第一財(cái)經(jīng)周刊》

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